„Lisa und Dario, worüber möchtet Ihr heute sprechen? Vielleicht stellt Ihr Euch erstmal vor.“

Lisa Grünwald: „Also, mein Name ist Lisa Grünwald und ich bin bei GSKH zusammen mit einer Kollegin seit Anfang 2021 verantwortlich für die Posteingangsbearbeitung, Fristennotierung und Aufgabenverteilung – neben den anderen Formalbearbeitungsaufgaben, die in einer Kanzlei so anfallen. Bei einem früheren Arbeitgeber war ich aber auch an einem großen Projekt zur Einführung der papierlosen Akte beteiligt, dort wurde mein Interesse für dieses Thema geweckt. Von daher passt es sehr gut, dass hier bei GSKH gerade ein ähnliches Projekt läuft. Darüber möchten wir heute sprechen.“

„Und Du, Dario?“

Dario Cavestri: „Mein Name ist Dario Cavestri und ich bin schon recht lange bei GSKH, also seit Mitte 2010, mittlerweile als Büroleiter. Unter anderem bin ich mit einer Kollegin verantwortlich für die Verwaltung unserer Kanzleisoftware. Dadurch liegt mir das Thema papierlose Akte natürlich am Herzen und ich freue mich sehr, dieses Projekt nun zusammen mit Lisa angehen zu können. Bislang ist es bei uns so, dass wir zwei parallel laufende Systeme hatten, also die klassische Papierakte, die im Zweifel maßgeblich ist, und eine deckungsgleiche digitale Version. Die Papierakten werden bislang zur Aufgabenverteilung genutzt.“

Lisa Grünwald: „Genau. Momentan ist es so, dass wir im Posteingang nach dem Eingangscheck im vier-Augen System die Aufgaben mit der Papierakte verteilen. Die Kolleg*innen in der Kanzlei bekommen also eine Akte mit einem Amtsbescheid oder einer Mandantenanfrage und wissen so, dass ihnen diese Aufgabe zugeteilt wurde. Alternativ dazu erfolgt aber auch bereits eine elektronische Aufgabenverteilung, insbesondere bei Kolleg*innen im Homeoffice.“

Dario Cavestri: „Das funktioniert auch wirklich gut, allerdings ist dann während dem Covid-Homeoffice schnell klar geworden, dass wir eine andere Lösung finden mussten. So hat das Pflegen der Papierakten sehr viele Ressourcen in der Kanzlei gebündelt, um die Arbeit der Kolleg*innen im Homeoffice dann wiederum in der Papierakte (und der Kanzlei) darzustellen. Wir haben uns also das Ziel gesetzt, zunächst einmal Homeoffice unkomplizierter möglich zu machen durch modernere Aufgabenverwaltungssysteme. Mittelfristig ist es das Ziel, komplett auf Papierakten zu verzichten – auch wenn es viele etwas schmerzt, wenn man das so sagen kann, weil wir ja sozusagen mit der Papierakte aufgewachsen sind und sich der Schreibtisch ganz ohne schon etwas leer anfühlt. Aber es macht nicht nur das Arbeiten leichter, es ist auch nachhaltig. Das ist uns als Kanzlei auch sehr wichtig und wir setzen dies in allen uns möglichen Bereichen um. Mit der vollständig digitalen Akten bekommen wir dann sozusagen das Beste aus zwei Welten.“

Lisa Grünwald: „Ja, das Ziel ist es auf jeden Fall, trotzdem noch ein gutes Gefühl für die eigenen Aufgaben zu behalten, sodass man vor allem auch priorisieren kann. Wir haben uns bereits verschiedene Lösungen für die Aufgabenverwaltung und Archivierung angeschaut. Eine der großen Fragen, die sich da stellt, ist die Frage, ob wir diese Abläufe komplett über unsere Kanzleisoftware abwickeln und lediglich ein Backend Dokumenten-Management-System dahinter schalten sollen zur sicheren Archivierung. Alternativ gibt es auch ein paar sehr interessante Frontend Systeme, die dann unsere Kanzleisoftware mit Daten füttern.“

Dario Cavestri: „Genau, da sind wir momentan dran. Es gibt eine ganze Reihe an Unternehmen, die sich mit ihrer Software darauf spezialisiert haben und wir lassen uns das gerade vorführen und schaffen uns einen Überblick darüber, was eigentlich möglich ist. Das sind schon echt sehr beeindruckende Tools, bei denen unter anderem mit künstlicher Intelligenz bei der Dokumentenerkennung gearbeitet wird.“

Lisa Grünwald: „Ähnliche Entwicklungen gibt es momentan auch bei unserer Kanzleisoftware. Die wollen wir auch erst einmal abwarten und dann gegen Ende das Jahres eine Entscheidung treffen.“

Dario Cavestri: „Ja, als nächsten Schritt würden wir das dann umsetzen und, sobald alles gut läuft und auf unsere Bedürfnisse abgestimmt ist, die Papierakte komplett abschaffen. Hierfür müssen wir aber einfach 100%ige Sicherheit haben, dass nichts schief gehen kann und wir unser vier-Augen Prinzip weiter anwenden können. Ich bin aber sehr zuversichtlich, dass wir das hinbekommen und freue mich schon darauf, wenn es richtig los geht!“

Lisa Grünwald: „Das sehe ich auch so. Für den Moment ist es schon ein Riesengewinn, dass nun Homeoffice so unproblematisch tageweise möglich ist. Jetzt können wir in Ruhe diesen letzten Schritt schaffen.“

„Danke für das Gespräch!“

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